Von Irene Fankhauser 

Im letzten Newsletter wurde ein Einblick in den Ablauf der Delegiertenversammlung gewährt. An diesem Anlass wird jeweils auch die Jahresrechnung präsentiert. Die Anwesenden genehmigen den Rechnungsabschluss des abgelaufenen Geschäftsjahres und erteilen den Finanzverantwortlichen Personen Décharge. Wie genau diese Jahresrechnung zustande kommt, haben sich sicher die wenigsten schon mal gefragt. 

Wir Mitarbeitenden im B’VM-Buchhaltungsteam sind die stillen Schaffenden im Hintergrund. Wir sind in aller Regel nicht an den Vorstandssitzungen und an den DV’s präsent. Allerdings sind wir laufend in engem Austausch mit der finanzverantwortlichen Person des Vorstands und intern mit dem Sekretariat des Verbands und der geschäftsführenden Person. 

Gegen Ende des Jahres beginnt die zeitliche Planung des Jahresabschlusses, welche mit dem Vorstand, der Geschäftsführung und den Rechnungsprüfern koordiniert werden muss. Danach geht es Schlag auf Schlag. Liegen alle Rechnungen und Spesen-/ und Honorarabrechnungen vor? Sind alle Rechnungen und Honorarnoten bezahlt und verbucht? Sind alle Leistungen fakturiert? Die Lohnmeldung bei der Ausgleichskasse muss gemacht werden, die Lohnausweise erstellt und verschickt werden. Unter Umständen muss die Quellensteuer abgerechnet werden oder die Mehrwertsteuer deklariert werden.  

In dieser Phase laufen viele Abstimmungs- und Dokumentationsarbeiten, um die Jahresrechnung transparent und mit den notwendigen Informationen dem Vorstand und den Revisoren übergeben zu können. Wo und aus welchem Grund gibt es Budgetüberschreitungen? Wo konnten – im besten Fall – Einsparungen gemacht werden? Diese Fragen werden geklärt, damit die finanzverantwortliche Person die Jahresrechnung an der Delegiertenversammlung präsentieren und allfällige Fragen beantworten kann. Für mich ist dies immer die «Krönung» des Buchhaltungsjahres. Alle Zahlen fliessen zusammen, werden analysiert und ergeben am Schluss ein stimmiges Ganzes und geben Auskunft über die wirtschaftliche Situation des Verbandes.  Zahlen lügen nicht, sie sind so viel mehr als trockene Materie. Die Logik und die Aussagekraft dieser Zahlen faszinieren mich immer wieder aufs Neue. 

Wenn es langsam Sommer wird, kommt die etwas ruhigere Phase, es bleibt Zeit für das «daily business». Das neue Buchhaltungsjahr ist eröffnet, nun geht es wieder von vorne los. Laufend müssen eingehende Rechnungen genehmigt/visiert werden, bevor sie gebucht werden können. Diese gelangen jeweils via Sekretariat in die Buchhaltungsabteilung, und natürlich werden sie fristgerecht bezahlt. Es werden Spesen-/ und Honorarabrechnungen kontrolliert, Löhne ausbezahlt, Doppelzahlungen (ja, die gibt es tatsächlich) zurückbezahlt, eingehende Zahlungen von Mitgliedschaftsrechnungen und Kursgebühren verbucht. Es bleibt Zeit, um die Verrechnungssteuer zurückzufordern und die Steuererklärung auszufüllen. 

Aber allzu ruhig bleibt es nicht, denn schon ist der Zwischenabschluss gefragt, damit der Budgetentwurf erstellt werden kann. Dieser geht dann an den Vorstand, welcher die Details erarbeitet, bevor das Budget finalisiert und an der DV ebenfalls präsentiert und genehmigt werden kann.  

Soll noch mal einer behaupten, Buchhaltung sei langweilig und trocken. Nicht in einem Verband! Der Austausch mit allen beteiligten Akteuren intern und extern ist sehr interessant und bereichernd. Ein gewisses Mass an Systematik, Organisationstalent und Analytik sollte vorhanden sein, um diesen Job auszuführen und zu lieben – genauso wichtig sind auch Kommunikationstalent und die Fähigkeit, auf Menschen eingehen zu können. 

Ich erachte die Tätigkeit der Buchhalterin als schönes «Handwerk». Bereits im 15. Jahrhundert wurde die doppelte Buchhaltung vom italienischen Mathematiker Luca Pacioli entwickelt  – ein System, mit dem alle Bewegungen festgehalten und nachvollzogen werden können und alle Aktionen eines Unternehmens/Verbandes festgehalten werden. 

Im Laufe der zunehmenden Digitalisierung verändert sich unser Berufsfeld drastisch. Das eigentliche Handwerk wird automatisiert, viele Erfassungsarbeiten werden von KI übernommen. So bleibt mehr Zeit für Beratung und Analyse. Aktuell widmen wir uns in der B’VM dieser Thematik, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. Auch im Bereich der IT sind wir als Buchhalter:innen laufend gefordert. 

Über mich – die Person hinter den Zahlen 

Seit dreieinhalb Jahren darf ich die Buchhaltungen von zahlreichen Verbänden führen und habe im Laufe dieser Zeit viele Menschen kennen gelernt. Und immer bin ich neu gefordert, stehe vor neuen Aufgaben- und Fragestellungen. Als Ausgleich zum lebendigen Alltag in der B’VM bin ich gerne in der Natur. Ich liebe das Gärtnern, halte mich mit Pilates und Yoga fit und bin oft mit dem VW-Bus auf Reisen unterwegs. So tanke ich Energie, um unseren Verbänden tatkräftig zur Seite stehen zu können.