von Nicole Freimüller-Hoffmann
Stellen Sie sich vor: die Delegierten sitzen im Raum, Gespräche werden leiser, und hier und da tuschelt jemand. Die erste Anspannung weicht, nicht nur bei mir – die Delegiertenversammlung hat offiziell begonnen. Doch was braucht es eigentlich, dass dieser Moment reibungslos abläuft?
Ganz einfach: Ein gut geöltes Organisationsteam. Und genau das sind wir – die Servicefachmitarbeitenden. Unser Job beginnt beim Datum: frühzeitig festlegen, damit alle Stakeholder planen können. Dann suchen wir die passenden Räume, verschicken „Save the Date“-Mitteilungen und erstellen Einladungen – alles in zwei Sprachen, damit keine Missverständnisse entstehen. Und ja, wir haben auch schon mal die Dolmetscher reserviert – keine Sorge, dieses Mal hat alles geklappt!
Nach dem Versand der Einladungen folgen die Anmeldungen und Abmeldungen. Und hier zeigt sich unsere Flexibilität: Wenn die Referentin wegen Zugpanne verspätet ist, passen wir den Ablauf an. Unvorhergesehenes? Kein Problem! Vielleicht fällt jemand krank aus, dann organisieren wir schnell Ersatz.
Auch bei der Verpflegung sind wir gefragt: Das Menü muss alle Geschmäcker treffen – Veganer: innen, Vegetarier: innen, Gourmets und Ernährungsbewusste. Und natürlich wissen wir auch von Allergien wie Laktose- oder Glutenintoleranz. Kurz vor Beginn geben wir die Teilnehmerzahl durch – und manchmal kommen noch kurzfristige Änderungen rein. Flexibilität ist unser zweiter Vorname!
Der Jahresbericht? Den haben wir in der Tasche: Berichte angefordert, redigiert, gelayoutet, übersetzt – fertig. Klar, manchmal kommen noch Änderungswünsche, wenn alles schon übersetzt ist. Aber wir machen „fast“ alles möglich.
Als Servicefachleute sind wir die Koordinationszentrale zwischen Präsidium, Mitgliedern und verschiedenen Kommissionen. Wir unterstützen administrativ, planen voraus, erkennen Probleme frühzeitig und finden schnelle Lösungen. Und ja, wir können auch „aufsässig“ sein: Wenn Termine nicht eingehalten werden, machen wir klar, dass jetzt Handlungsbedarf besteht – immer mit einem Lächeln.
Vernetzt denken ist unser Motto: Wir tragen verschiedene Hüte, denn wir sind teils in mehreren Verbänden gleichzeitig aktiv. Vom Absender in der Mail bis zur Website – alles muss aktuell sein. Mal bin ich Frau Swiss Mental Health Care, mal Sekretärin des Vorstands der Schweizerischen Gesellschaft für Kinder- und Jugendpsychiatrie und -psychotherapie. Es wird nie langweilig.
Und das alles in einer gut organisierten Ordnung: Die Unterlagen landen beim richtigen Verband, an den richtigen Tagen, mit den passenden Statuten und Mitgliedsbeiträgen. Wir rechnen ab, mahnen, verbuchen, stornieren – kurz: Wir sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft.
Neben den grossen Events stehen regelmässig Vorstandssitzungen an, in denen wir protokollieren, an ein Znüni oder Zvieri denken und kreative Newsletter für unsere Mitglieder erstellen.
Ich persönlich finde, die Arbeit in der Geschäftsstelle eines Verbands wird oft unterschätzt. Es ist eine spannende Mischung aus Organisation, Kommunikation und Multitasking – und das im Haus der Verbände, in dem rund 13 Verbände ihre Geschäftsstelle in besten Händen wissen.
Wir, die Servicefachmitarbeitenden, sind die unsichtbaren Held: innen im Hintergrund. Ob für die Chefärzt: innen der Kinder- und Jugendpsychiatrie oder die Mitglieder von Swiss Mental Health Care – wir sorgen dafür, dass alles läuft. Und das mit Herz, Verstand und einer Prise Humor.
Über mich – die Person hinter dem Service
Seit über einem Jahr darf ich nun Teil der B’VM-Familie sein – und was soll ich sagen: Es ist eine spannende Reise voller Herausforderungen, kreativer Lösungen und unvergesslicher Momente. Wenn ich nicht gerade im Haus der Verbände unterwegs bin, findet man mich meistens beim klassischen Gesang, vor allem in der Oper – ja, ich singe mich gerne in die Höhen und Tiefen der italienischen Opernliteratur. Ausserdem liebe ich es, im Wasser abzutauchen: Schwimmen ist für mich der perfekte Ausgleich zum Büroalltag. Und wenn die Küche ruft, werde ich zur Küchenchefin in eigener Sache: Kochen ist für mich nicht nur eine Notwendigkeit, sondern ein echtes Hobby, bei dem ich gern mit Gewürzen und Aromen experimentiere.
Kurz gesagt: Ich bin eine leidenschaftliche Allrounderin, die mit Humor und einer Prise Temperament dafür sorgt, dass im Hintergrund alles rund läuft – damit unsere Verbände sich voll auf ihre Arbeit konzentrieren können.
