Neue (Zusammen-)Arbeitsformen basieren auf Werte und Prinzipien und definieren so, was für die (Zusammen-)Arbeit wichtig ist. Doch sie sagen wenig darüber aus, wie etwas geschehen soll. In der Soziokratie 3.0 helfen auf dieser Ebene eine Sammlung von Mustern, die von den Co-Entwickler:innen stetig verbessert werden und so eine Zusammenarbeit erleichtern. Sie sind auch als «best-practice»-Abläufe zu verstehen und sind manchmal so logisch, dass es uns rätselhaft ist, warum wir dies nicht schon lange in unserer Organisation eingeführt haben.   

To-do-Listen oder: „Navigieren nach Spannungen“

Wir alle kennen aus unserem Leben To-do-Listen, die wir idealerweise, auch noch priorisieren und dann entsprechend abarbeiten. Das Muster «Navigieren nach Spannungen» ist im Kern nichts anderes als eine solche To-do-Liste auf Team- oder Organisationsebene. Team- oder Organisationsmitglieder haben einen Bedarf oder entdecken eine Möglichkeit, die eine effektivere oder effizientere Zusammenarbeit erleichtern.  

Bild: Soziokratie 3.0 – Ein Praxisleitfaden, Navigation nach Spannung, Bernhard Bockelbrink, James Priest und Liliana David

ToDo, Doing, Done – die Kanban Methode

In einem ersten Schritt stellt sich die Frage, wer für die Umsetzung von diesem Bedarf oder To-do zuständig ist. Im Idealfall kann die Person oder ihr zugehöriges Team diese Idee gleich selbst umsetzen. Ein ganz banales Beispiel sind Sitzungen ohne Traktandenlisten. Ohne Zweifel wird auch diese Sitzungszeit genutzt und die Gruppe bespricht mehr oder weniger wichtige Themen. Meine Zeit jedoch, wäre viel effizienter eingesetzt, wenn zwei Tage vor der Sitzung eine Traktandenliste vorliegt und alle die Möglichkeit haben, sich entsprechend vorzubereiten.  In einem anderen Fall würde es meine Effizienz am Arbeitsplatz erhöhen, wenn ich zwei Bildschirme nutzen könnte. Doch die entsprechende Kompetenz liegt bei der IT-Abteilung einen entsprechenden Bildschirm bei mir zu installieren. Meinen Bedarf kann ich somit nicht selbst erfüllen. In beiden Fällen schreibe ich meinen Vorschlag in eine entsprechende To-do-Liste. Im ersten Fall in die Liste von meinem Team, im zweiten Fall in die Liste der IT-Abteilung. 

Das betroffene Team strukturiert im zweiten Schritt in einem regelmässigen Rhythmus die eingegangenen To-do’s nach Prioritäten. Die höchstpriorisierten To-do’s werden dann sprintmässig erledigt und können abgehakt werden. Für die notwendige Transparenz sorgt ein zugängliches Kanban-Board, in dem ich nachvollziehen kann, ob und wann mein Vorschlag berücksichtigt wird. Dies gibt mir auch die Sicherheit, dass mein Input aufgenommen wurde und nicht vergessen geht (auch wenn ich vielleicht mit der Priorisierung nicht einverstanden bin). 

Bild: Kanban Board, pm-tools.info

Auf diese Art und Weise steuern Teams oder Organisationen nachvollziehbar und transparent Ideen und Wünsche nach Änderungen. Dank der Kanban-Methode wird ein Fokus gesetzt und entsprechende Massnahmen vom To-do übers Doing ins Done befördert.