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Das Maximum aus Sitzungen und Tagungen herausholen – 5 Experten-Tipps für die Praxis

Sitzungen und Tagungen von Vorständen, Ausschüssen und Arbeitskreisen prägen das Tagesgeschäft von Verbänden, Kammern und Stiftungen, sie sind ein Stück weit das Wesen von Verbänden. Unproduktiv verbrachte Zeit in Sitzungen ist ein Grund für geringes ehrenamtliches Engagement in Verbänden und Vereinen.  

Wer kennt es nicht, wenn: 

  1. die Diskussion ausschweifend ist, die Teilnehmenden Themenhopping betreiben und am Ende der Sitzungszeit kaum etwas erledigt ist, 
    1. 20% der Teilnehmenden 80% der Redezeit beanspruchen, 
    1. Teilnehmende viel Zeit mit Diskussionen zu Fragen verbringen, die sie weder betreffen noch interessieren, 
    1. die ToDo Liste des Verbands um Wünsche und Aufträge erweitert wird, ohne dass Verantwortlichkeiten und Termine besprochen werden. 

    Bei Ihnen ist das nicht so? Dann sollten Sie hier aufhören zu lesen. Denn entweder machen Sie keine Sitzungen oder Sie haben das Glück, in einem in jeder Hinsicht professionellen Verbandsumfeld arbeiten zu dürfen. Allen anderen möchten wir die folgenden Tipps aus unserer eigenen Praxis der Sitzungsleitung und Moderation ans Herz legen. 

    1. Gemeinsame Ziele: Führen Sie keine Sitzung oder Konferenz ohne gemeinsame Ziele durch. Wenn Sie eine Sitzung oder Tagung planen, sollten Sie möglichst konkret benennen, was Sie als Ergebnis am Ende vorliegen haben wollen. Und sorgen Sie für die Zustimmung der Teilnehmenden zu Beginn. Es gibt Situationen, in denen Sie Ziele nicht vorab benennen können. In diesem Fall muss der erste Tagesordnungspunkt lauten: Klärung der Sitzungsziele. Ohne gemeinsame Ziele wird die Sitzung mit den individuellen Zielen der Teilnehmenden gefüllt werden.  
    1. Vorbereitung und Ablaufplanung: Wenn Sie wissen was Sie erreichen wollen, können Sie überlegen was nötig ist, um die Ziele zu erreichen. Dazu gehören vorbereitende Unterlagen. Ebenso wichtig ist es eine Vorstellung zu entwickeln, wie viel Zeit den verschiedenen Punkten zur Verfügung gestellt werden soll. Wichtig: machen Sie die verfügbaren Zeitfenster den Teilnehmenden vorab bekannt. Ich selber nutze für längere Sitzungen Zeitpläne, keine Tagesordnungen. Ein anderer Weg ist, die geplanten Zeitfenster zu den Tagesordnungspunkten vorab zu benennen. Die Ablaufplanung ist dann ihre Grundlage für das Zeitmanagement in Sitzungen und Tagungen. 
    1. Die richtige Einstellung herstellen: Neben den Zielen können Sie weitere hilfreiche Regeln für die Sitzungsarbeit festlegen. Wir machen gute Erfahrungen mit Framings und Vereinbarungen zu folgenden Aspekten: a) Regeln für den Austausch von Argumenten b) Verfahren beim Einstieg in Seitendiskussionen c) Wie wird ein „Redefluss“ unterbrochen d) Welche Rolle hat die Sitzungsleitung e) Fokus auf Ergebnisse für die Dokumentation. 
    1. Geeignete Methoden: Die einfachste Methode ist zu einem TOP zu fragen, wer etwas beitragen möchte. Das funktioniert gut bei Routine-Geschäften, gerade wenn Unterlagen vorliegen und Beschlüsse Formsache sind. Anders ist es bei komplexeren Fragestellungen oder Meinungsunterschieden. Es gibt viele Moderationsmethoden, aber mit wenigen Vorgehensweisen sind Sie schon gut gerüstet für die meisten Fälle: 

    • Einzel- und Gruppenarbeiten, ergänzend zur Diskussion in der großen Gruppe, 
    • der Einsatz von Moderationskarten oder  
    • der Austausch von Argumenten in einer wiederkehrenden Reihenfolge können gute Alternativen sein.

    Diese und weitere Methoden werden Ihnen helfen, auch die Argumente von den Personen auf den Tisch zu bringen, die nicht als erste in Sitzungen den Mund aufmachen.

    1. Keine Diskussionsbeiträge durch die Sitzungsleitung: Aufgabe der Sitzungsleitung ist es dafür zu sorgen, dass die vereinbarten Ziele in der vorgesehenen Zeit erreicht werden. Nach unserer Erfahrung ist es dafür wichtig, nicht selbst aktiv an der inhaltlichen Diskussion teilzunehmen. Den Arbeitsprozess „Sitzung“ zu leiten, dafür zu sorgen, dass alle wichtigen Argumente gehört werden, ein guter Austausch stattfindet und die Ergebnisse für alle nachvollziehbar festzustellen ist ausreichend fordernde Verantwortung.

    Sie können diese Punkte wie eine Checkliste nutzen. Dabei kommt es nicht darauf an, jede Sitzung mit Formalia und Methoden zu überfrachten. Es ist auch nicht notwendig, alle Punkte in jeder Sitzung besonders zu betonen. Gerade wenn Gruppen über einen längeren Zeitraum zusammenarbeiten können klare Regelungen zu Arbeitsweisen etabliert werden. Nach unserer Erfahrung sind vor allem die ersten drei Punkte wichtig für effektive Sitzungen.

    Am schwierigsten ist der 5. Punkt umzusetzen, da die Teilnehmenden an Sitzungen meist wegen ihrer fachlichen Kompetenz dabei sind und inhaltlich beitragen sollen. Nicht alle Organisationen haben die Ressourcen, Sitzungen durch neutrale Personen leiten zu lassen. Für die Praxis gibt es Workarounds die zumindest bei Alltagsgeschäften gut funktionieren. Wichtig ist aber die Klarheit zur Rolle der Sitzungsleitung und ihre Zuordnung zu einer Person. Das muss nicht der oder die Vorsitzende sein. Für stark konfliktbehaftete Themen oder für längere Tagungen ist der Einbezug einer externen Sitzungsleitung eine gute und zudem überschaubare Investition. Denn: Auch die Zeit ihres Ehren- und Hauptamts hat einen Wert als Ressource und steht nicht unbegrenzt zur Verfügung. Sie lässt sich fast immer besser nutzen als in uneffektiven Sitzungen!

    Und digitale Sitzungen und Tagungen? Sie folgen denselben grundsätzlichen Regeln wie Treffen in Präsenz. Wir haben schon viele sehr produktive digitale Workshops und Sitzungen gestaltet, auch in großen Gruppen. Wir haben aber auch schon viele mittelmäßige digitale Events miterlebt. Klare Ziele, eine gute Ablaufplanung, Regeln für die Beteiligung und eine stringente Moderation sind in digitalen Sitzungen noch wichtiger als bei Treffen in Präsenz. Wir machen auch die Erfahrung, dass es anspruchsvoller ist, einen Überblick über Teilnehmende und Redebeiträge zu behalten. Häufig bitten wir eine Teilnehmende um Unterstützung beim Management der Redeliste. Digitale Boards für die Zusammenarbeit sind eine sehr gute Unterstützung solcher Meetings und ein hervorragender Ersatz für Moderationskarten. Etwas Lernzeit für die Teilnehmenden sollte aber eingeplant werden.

    Gerne unterstützen und begleiten wir Sie bei der Planung, Vorbereitung und Umsetzung ihrer Sitzungen: als Moderatoren oder auch als Coaches für Ihre Sitzungsleitungen.

    Wir wünschen Ihnen viele effektive und produktive Sitzungen!

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