Lean Coffee – ein «Meeting ohne Agenda» für ein so facettenreiches und omnipräsentes Thema wie KI – kann das funktionieren? Ja! Es funktioniert. Sehr gut sogar. Rund 30 VertreterInnen aus unterschiedlichen Verbänden der DACH-Region haben sich am 22.02.2024 auf diesen selbstorganisierten Wissensaustausch eingelassen und über ihre aktuellen Fragestellungen diskutiert. Anlass war unser KI Lean Coffee Meeting, eine Fortführung des angeregten Austauschs aus unserem
B´VM Fachgespräch «KI in Verbänden – Möglichkeiten und Grenzen», das Ende 2023 in Berlin stattgefunden hat.

Die zu Beginn des Meetings zusammengetragenen Fragen (fast 50!) wurden erst geclustert, dann von den Teilnehmenden priorisiert und im Anschluss in vier Gruppenräumen bearbeitet. Die Teilnehmenden entschieden sich für folgende Themen:

1. Einführung von KI
2. Service für Mitglieder
3. KI für administrative Zwecke
4. Tools und Prompts

Die wichtigsten Erkenntnisse:

Gute Beispiele sind noch „Mangelware“

Eine Reihe der teilnehmenden Verbände ist gedanklich schon relativ weit. Sie experimentieren teilweise schon intensiv mit KI. Allerdings konnten noch keine passenden Use-Cases in den jeweiligen Verbänden identifiziert werden. Eine «one size fit´s all»-Lösung gibt es nicht. Eine Ausnahme in absehbarer Zukunft ist wahrscheinlich die Buchhaltung. Aufgrund der klaren und strukturierten Abläufe ist es einfacher, dies mit KI zu automatisieren. Bei anderen Prozessen, vor allem, wenn menschliche Entscheidungen abgewogen werden müssen (Qualität, Inhalt, der richtige Ton etc.) ist das komplexer. Das macht das Besondere und gleichzeitig die Schwierigkeit von KI aus.

Leitlinien – eine wichtige Voraussetzung für die Arbeit mit KI-Anwendungen

Ein Thema, das auffallend oft genannt wurde, ist die Erstellung von – und das Arbeiten mit – KI-Leitlinien (Policies). Einige Teilnehmende haben bereits für Ihre Verbände KI-Leitlinien erstellt, testen diese im Einsatz und sammeln ihre Erfahrungen damit. Hier besteht der Bedarf an Austausch mit anderen Verbänden und das Lernen von best practices.

Insgesamt fehlt es noch an einer Orientierung zur optimalen Herangehensweise. Erst Ausprobieren, dann die Strategie? Oder umgekehrt? Ähnliches gilt für die Leitlinien (erst die Guidelines oder erst das Ausprobieren, damit man die Probleme erkennt?).

Ein weiteres, wichtiges Thema ist das «Mitnehmen» der Mitarbeitenden und Führungskräfte. Abbau von Scheu und Angst und ein zeitgleiches Motivieren waren hier die zentralen Punkte. Und, wie man die Mitarbeitenden auf ein einheitliches Level bringen kann. Werden wir in Zukunft etwa einen «KI-Führerschein» brauchen um «KI-tauglich» zu sein? Alle Anzeichen sprechen dafür.

KI – der neue Assistent?

Interessante Diskussionen hat es auch in der Gruppe «Service für Mitglieder» gegeben. Auch hier sind konkrete Anwendungsprozesse noch unklar, allerdings wird ein großes Potenzial für eine Arbeitserleichterung und Effizienz gesehen. KI ist also weit mehr als die hinlänglich bekannten generativen KI-Anwendungen. Z.B. könne KI als «Assistent» fungieren und bei der Collaboration bezüglich verbandsspezifischer Fachthemen eingesetzt werden.

Es ist wichtig sowohl Chancen als auch Herausforderungen zu erkennen und Erfahrungen zu sammeln – sich darüber mit anderen Verbänden auszutauschen und voneinander zu lernen. D.h., zu sortieren «wo die Reise hingeht».

Baustelle «KI für administrative Zwecke»?

Obwohl das Thema «KI für administrative Zwecke» durch die vorangegangene Priorisierung eine eigene Gruppe bekommen hat, fiel es den Teilnehmenden (noch?) etwas schwer, konkrete Prozesse zu nennen, bei denen sie sich eine Erleichterung durch KI vorstellen können. Hier wird offensichtlich Potenzial gesehen, es kann aber noch nicht konkretisiert und auf die Arbeitsebene (Bürotätigkeiten, Administration, HR) übersetzt werden. Anders verhält es sich im Bereich des Marketings und den diversen, jetzt schon bekannten und teils sogar gängigen, Einsatzmöglichkeiten der generativen KI.

KI konkret wie anwenden?

Ein nicht nachlassender Bedarf an Informationen, Austausch und persönlichen Empfehlungen ist im Bereich der verschiedenen KI-Tools und dem Formulieren von «guten» Prompts zu beobachten. Auch hier fehlt es an Orientierung. Die Fülle an KI-Anwendungen macht die Entscheidung nicht leicht und jede Anwendung benötigt Skills aus unterschiedlichen Berufsbildern (z.B. FotografIn, DrehbuchautorIn, RegisseurIn, Kameramann / -frau). Das zeigt auf, wie anspruchsvoll das Formulieren von zielführenden Prompts jetzt schon ist.

«Wo finden wir die wirklich guten Lotsen, die uns bei der Implementierung helfen?»

Zusammenfassend lässt sich festhalten: Die Bandbreite der Fragen, mit denen sich Verbände zum Thema KI beschäftigen ist enorm, aber sie werden zusehends konkreter. Vor allem beim Themenkomplex rund um die Einführung. Fragen wie «Make or Buy beim Einsatz von KI» oder «Wo finden wir die wirklich guten Lotsen, die uns bei der Einführung helfen?» bestätigen das.

Ganz aktuell arbeiten wir gerade an weiteren passenden Formaten und Dienstleistungen, die bei der Orientierung rund um das Thema KI in Verbänden helfen oder wichtige Grundlagen bilden. Unser nächster «Aufschlag», wird der im Rahmen des Lean Coffee Meetings vielfach geäußerte Bedarf an KI-Leitlinien in Form eines Master-Class Formats (Webinar) sein. Stay tuned.

Save the Date

Save the Date: am 23.05.2024 (09.00 – 10.30 Uhr) findet das nächste KI Lean Coffee Meeting (online) statt. Die Teilnahme ist kostenfrei. Hier geht´s zur Anmeldung: Künstliche Intelligenz: Möglichkeiten und Grenzen für Verbände! – B’VM (bvmberatung.net)

Info zum Veranstaltungsformat

Was genau ist ein Lean Coffee Meeting? Hinter Lean Coffee verbirgt sich ein Veranstaltungsformat für selbstorganisierte Meetings ohne Teilnahmepflicht und vorgefertigte Agenda. Die Themen legen die Teilnehmenden während des Treffens fest, die Durchführung erfolgt in lockerer Runde ohne Hierarchie. Oder einfacher: Lean Coffee ist ein strukturiertes Format für unstrukturierte Meetings. (Quelle: Hubspot.de)

Fachartikel zum Thema

Der Fachrtikel „Next Level Verbandsarbeit: KI-Potenziale erkennen“ von unseren Beratenden Michaela Walton und Stephan Mellinghoff ist im Fachmagazin Verbändereport 1/2024 der Deutschen Gesellschaft für Verbandsmanagement e.V. (DGVM), erschienen. Gerne stellen wir Ihnen diesen zum Download zur Verfügung: