{"id":7246,"date":"2024-06-05T10:19:29","date_gmt":"2024-06-05T10:19:29","guid":{"rendered":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/?p=7246"},"modified":"2024-06-06T08:08:45","modified_gmt":"2024-06-06T08:08:45","slug":"produktivesitzungen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/produktivesitzungen\/","title":{"rendered":"Das Maximum aus Sitzungen und Tagungen herausholen \u2013 5 Experten-Tipps f\u00fcr die Praxis"},"content":{"rendered":"<p>Sitzungen und Tagungen von Vorst\u00e4nden, Aussch\u00fcssen und Arbeitskreisen pr\u00e4gen das Tagesgesch\u00e4ft von Verb\u00e4nden, Kammern und Stiftungen, sie sind ein St\u00fcck weit das Wesen von Verb\u00e4nden. Unproduktiv verbrachte Zeit in Sitzungen ist ein Grund f\u00fcr geringes ehrenamtliches Engagement in Verb\u00e4nden und Vereinen.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Wer kennt es nicht, wenn:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>die Diskussion ausschweifend ist, die Teilnehmenden Themenhopping betreiben und am Ende der Sitzungszeit kaum etwas erledigt ist,&nbsp;<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"1\"><\/ol>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"2\">\n<li>20% der Teilnehmenden 80% der Redezeit beanspruchen,&nbsp;<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"3\">\n<li>Teilnehmende viel Zeit mit Diskussionen zu Fragen verbringen, die sie weder betreffen noch interessieren,\u00a0<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"4\">\n<li>die ToDo Liste des Verbands um W\u00fcnsche und Auftr\u00e4ge erweitert wird, ohne dass Verantwortlichkeiten und Termine besprochen werden.&nbsp;<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>Bei Ihnen ist das nicht so? Dann sollten Sie hier aufh\u00f6ren zu lesen. Denn entweder machen Sie keine Sitzungen oder Sie haben das Gl\u00fcck, in einem in jeder Hinsicht professionellen Verbandsumfeld arbeiten zu d\u00fcrfen. Allen anderen m\u00f6chten wir die folgenden Tipps aus unserer eigenen Praxis der Sitzungsleitung und Moderation ans Herz legen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"1\">\n<li>Gemeinsame Ziele: F\u00fchren Sie keine Sitzung oder Konferenz ohne <strong>gemeinsame<\/strong> Ziele durch. Wenn Sie eine Sitzung oder Tagung planen, sollten Sie m\u00f6glichst konkret benennen, was Sie als Ergebnis am Ende vorliegen haben wollen. Und sorgen Sie f\u00fcr die Zustimmung der Teilnehmenden zu Beginn. Es gibt Situationen, in denen Sie Ziele nicht vorab benennen k\u00f6nnen. In diesem Fall muss der erste Tagesordnungspunkt lauten: Kl\u00e4rung der Sitzungsziele. Ohne gemeinsame Ziele wird die Sitzung mit den individuellen Zielen der Teilnehmenden gef\u00fcllt werden.&nbsp;&nbsp;<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"2\">\n<li>Vorbereitung und Ablaufplanung: Wenn Sie wissen was Sie erreichen wollen, k\u00f6nnen Sie \u00fcberlegen was n\u00f6tig ist, um die Ziele zu erreichen. Dazu geh\u00f6ren vorbereitende Unterlagen. Ebenso wichtig ist es eine Vorstellung zu entwickeln, wie viel <strong>Zeit<\/strong> den verschiedenen Punkten zur Verf\u00fcgung gestellt werden soll. Wichtig: machen Sie die verf\u00fcgbaren Zeitfenster den Teilnehmenden vorab bekannt. Ich selber nutze f\u00fcr l\u00e4ngere Sitzungen Zeitpl\u00e4ne, keine Tagesordnungen. Ein anderer Weg ist, die geplanten Zeitfenster zu den Tagesordnungspunkten vorab zu benennen. Die Ablaufplanung ist dann ihre Grundlage f\u00fcr das Zeitmanagement in Sitzungen und Tagungen.\u00a0<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"3\">\n<li>Die richtige Einstellung herstellen: Neben den Zielen k\u00f6nnen Sie weitere hilfreiche <strong>Regeln<\/strong> f\u00fcr die Sitzungsarbeit festlegen. Wir machen gute Erfahrungen mit Framings und Vereinbarungen zu folgenden Aspekten: a) Regeln f\u00fcr den Austausch von Argumenten b) Verfahren beim Einstieg in Seitendiskussionen c) Wie wird ein &#8222;Redefluss&#8220; unterbrochen d) Welche Rolle hat die Sitzungsleitung e) Fokus auf Ergebnisse f\u00fcr die Dokumentation.&nbsp;<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"4\">\n<li>Geeignete Methoden: Die einfachste Methode ist zu einem TOP zu fragen, wer etwas beitragen m\u00f6chte. Das funktioniert gut bei Routine-Gesch\u00e4ften, gerade wenn Unterlagen vorliegen und Beschl\u00fcsse Formsache sind. Anders ist es bei komplexeren Fragestellungen oder Meinungsunterschieden. Es gibt viele <strong>Moderationsmethoden<\/strong>, aber mit wenigen Vorgehensweisen sind Sie schon gut ger\u00fcstet f\u00fcr die meisten F\u00e4lle:&nbsp;<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Einzel- und Gruppenarbeiten, erg\u00e4nzend zur Diskussion in der gro\u00dfen Gruppe,&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>der Einsatz von Moderationskarten oder&nbsp;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>der Austausch von Argumenten in einer wiederkehrenden Reihenfolge k\u00f6nnen gute Alternativen sein.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>Diese und weitere Methoden werden Ihnen helfen, auch die Argumente von den Personen auf den Tisch zu bringen, die nicht als erste in Sitzungen den Mund aufmachen.<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"5\">\n<li>Keine Diskussionsbeitr\u00e4ge durch die Sitzungsleitung: Aufgabe der <strong>Sitzungsleitung<\/strong> ist es daf\u00fcr zu sorgen, dass die vereinbarten Ziele in der vorgesehenen Zeit erreicht werden. Nach unserer Erfahrung ist es daf\u00fcr wichtig, nicht selbst aktiv an der inhaltlichen Diskussion teilzunehmen. Den Arbeitsprozess &#8222;Sitzung&#8220; zu leiten, daf\u00fcr zu sorgen, dass alle wichtigen Argumente geh\u00f6rt werden, ein guter Austausch stattfindet und die Ergebnisse f\u00fcr alle nachvollziehbar festzustellen ist ausreichend fordernde Verantwortung.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>Sie k\u00f6nnen diese Punkte wie eine Checkliste nutzen. Dabei kommt es nicht darauf an, jede Sitzung mit Formalia und Methoden zu \u00fcberfrachten. Es ist auch nicht notwendig, alle Punkte in jeder Sitzung besonders zu betonen. Gerade wenn Gruppen \u00fcber einen l\u00e4ngeren Zeitraum zusammenarbeiten k\u00f6nnen klare Regelungen zu Arbeitsweisen etabliert werden. Nach unserer Erfahrung sind vor allem die ersten drei Punkte wichtig f\u00fcr effektive Sitzungen.<\/p>\n\n\n\n<p>Am schwierigsten ist der 5. Punkt umzusetzen, da die Teilnehmenden an Sitzungen meist wegen ihrer fachlichen Kompetenz dabei sind und inhaltlich beitragen sollen. Nicht alle Organisationen haben die Ressourcen, Sitzungen durch neutrale Personen leiten zu lassen. F\u00fcr die Praxis gibt es Workarounds die zumindest bei Alltagsgesch\u00e4ften gut funktionieren. Wichtig ist aber die Klarheit zur Rolle der Sitzungsleitung und ihre Zuordnung zu einer Person. Das muss nicht der oder die Vorsitzende sein. F\u00fcr stark konfliktbehaftete Themen oder f\u00fcr l\u00e4ngere Tagungen ist der Einbezug einer externen Sitzungsleitung eine gute und zudem \u00fcberschaubare Investition. Denn: Auch die Zeit ihres Ehren- und Hauptamts hat einen Wert als Ressource und steht nicht unbegrenzt zur Verf\u00fcgung. Sie l\u00e4sst sich fast immer besser nutzen als in uneffektiven Sitzungen!<\/p>\n\n\n\n<p>Und digitale Sitzungen und Tagungen? Sie folgen denselben grunds\u00e4tzlichen Regeln wie Treffen in Pr\u00e4senz. Wir haben schon viele sehr produktive digitale Workshops und Sitzungen gestaltet, auch in gro\u00dfen Gruppen. Wir haben aber auch schon viele mittelm\u00e4\u00dfige digitale Events miterlebt. Klare Ziele, eine gute Ablaufplanung, Regeln f\u00fcr die Beteiligung und eine stringente Moderation sind in digitalen Sitzungen noch wichtiger als bei Treffen in Pr\u00e4senz. Wir machen auch die Erfahrung, dass es anspruchsvoller ist, einen \u00dcberblick \u00fcber Teilnehmende und Redebeitr\u00e4ge zu behalten. H\u00e4ufig bitten wir eine Teilnehmende um Unterst\u00fctzung beim Management der Redeliste. Digitale Boards f\u00fcr die Zusammenarbeit sind eine sehr gute Unterst\u00fctzung solcher Meetings und ein hervorragender Ersatz f\u00fcr Moderationskarten. Etwas Lernzeit f\u00fcr die Teilnehmenden sollte aber eingeplant werden.<\/p>\n\n\n\n<p>Gerne unterst\u00fctzen und begleiten wir Sie bei der Planung, Vorbereitung und Umsetzung ihrer Sitzungen: als <a href=\"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/uber-uns\/#stephan-mellinghoff\">Moderatoren oder auch als Coaches <\/a>f\u00fcr Ihre Sitzungsleitungen.<\/p>\n\n\n\n<p>Wir w\u00fcnschen Ihnen viele effektive und produktive Sitzungen!<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Es ist ein Zeichen von Wertsch\u00e4tzung gegen\u00fcber den Teilnehmenden von Sitzungen und Tagungen, f\u00fcr einen m\u00f6glichst gro\u00dfen Output zu sorgen. Es gelingt mit sorgf\u00e4ltiger Vorbereitung und stringenter Moderation. <\/p>","protected":false},"author":8,"featured_media":7248,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[155,39],"tags":[393],"beitragskategorie":[295,317,315,363,306,326],"class_list":["post-7246","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-bvmessage","category-blogbeitraege","tag-produktive-meetings","beitragskategorie-agilitaet-fuer-organisationen","beitragskategorie-bvmessage","beitragskategorie-fachartikel","beitragskategorie-kultur","beitragskategorie-organisationsentwicklung","beitragskategorie-praxistipp"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/7246","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/8"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=7246"}],"version-history":[{"count":18,"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/7246\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":7334,"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/7246\/revisions\/7334"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/7248"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=7246"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=7246"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=7246"},{"taxonomy":"beitragskategorie","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/beitragskategorie?post=7246"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}