In Deutschland gibt es rund 16\u2019000 Vereine und Verb\u00e4nde mit unterschiedlichsten Aufgaben und entsprechend vielf\u00e4ltigen Strukturen. In vielen dieser Vereine und Verb\u00e4nde werden die anfallenden Gesch\u00e4fte, auch die Verwaltungs- und Managementgesch\u00e4fte, von den gew\u00e4hlten Vorst\u00e4nden durchgef\u00fchrt. Sekret\u00e4r:innen, Schriftf\u00fchrer:innen und Schatzmeister:innen sind oft f\u00fcr die Verwaltungsangelegenheiten verantwortlich. Vielfach werden sie f\u00fcr die Durchf\u00fchrung der einfacheren Verwaltungsarbeiten durch Angestellte, Assistenz- und\/oder Verwaltungskr\u00e4fte unterst\u00fctzt.<\/p>\n\n\n\n
In solchen Konstellationen besteht alternativ die M\u00f6glichkeit, das Vereinsmanagement insgesamt oder in Teilen an einen Dienstleister zu \u00fcbertragen. Der Beitrag von Stephan Mellinghoff gibt eine \u00dcbersicht \u00fcber m\u00f6gliche Vor- und Nachteile, Gestaltungsm\u00f6glichkeiten und Herausforderungen, die mit dem Outsourcing von Vereinsmanagement typischerweise verbunden sind.<\/p>\n\n\n\n
Angesichts sich ver\u00e4ndernder, tendenziell steigender Anforderungen an Verwaltung und Management von Vereinen, haben diese Strukturen auch ihre Grenzen. Typische Herausforderungen sind:<\/p>\n\n\n
In unserer Verbandspraxis erleben wir, dass der Umgang mit den genannten Themen Gr\u00fcnde sind, \u00fcber das Outsourcing von Management- und Verwaltungsprozessen nachzudenken. Die folgenden Beispiele sollen das illustrieren:<\/p>\n\n\n
Fall 1<\/strong><\/p>\n\n\n Eine Fachgesellschaft ca. 1.000 Mitgliedern l\u00e4sst seine administrativen Prozesse bereits hauptamtlich durchf\u00fchren. Dabei handelt es sich um Personen, die den einzelnen Mitgliedern des Vorstands entsprechend ihrer Bedarfe zuarbeiten. Bei jedem Wechsel des Vorstands werden die jeweiligen administrativen Prozesse auch an andere Hauptamtliche \u00fcbertragen, die sich dann in die Gegebenheiten neu einarbeiten m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n Fall 2<\/strong><\/p>\n\n\n In einer wissenschaftlichen Gesellschaft mit ca. 300 Mitgliedern werden die Verwaltungsgesch\u00e4fte, insbesondere die Mitgliederverwaltung und die Kassenf\u00fchrung durch den Vorstand durchgef\u00fchrt. Die verwendeten Tools und Instrumente funktionieren, sind allerdings nicht mehr auf dem aktuellen Stand der Technik. Die Mitglieder des Vorstands, selbst vor allem an den wissenschaftlichen Inhalten interessiert, wenden immer mehr Zeit f\u00fcr die administrativen Themen auf. Die inhaltliche Arbeit ger\u00e4t dadurch mehr und mehr in den Hintergrund.<\/p>\n\n\n Fall 3<\/strong><\/p>\n\n\n In einem Berufsverband, ebenfalls mit ca. 1.000 Mitgliedern, f\u00fchren Mitglieder die Verwaltungsgesch\u00e4fte hauptamtlich durch. Teilweise sind diese Personen auch im Vorstand ehrenamtlich t\u00e4tig. Die Verwaltungs- und Managementgesch\u00e4fte werden zufriedenstellend bew\u00e4ltigt und entsprechend dem Bedarf weiterentwickelt. Die hauptamtlich t\u00e4tigen Mitglieder im Vorstand m\u00f6chten ihre Aufgaben abgeben. Es finden sich keine Nachfolger.<\/p>\n\n\n Fall 4<\/strong><\/p>\n\n\n Ein Berufsverband mit ca. 2.000 Mitgliedern l\u00e4sst seine Verwaltungsgesch\u00e4fte in einem kleinen hauptamtlichen Team bestehend aus Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung und einer Assistenz in Teilzeit durchf\u00fchren. Die Zusammenarbeit funktioniert gut, ist langj\u00e4hrig gewachsen und auf die Bedarfe aller Beteiligten gut abgestimmt. Die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung wird absehbar in den Ruhestand wechseln, die Nachfolge ist zu regeln.<\/p>\n\n\n F\u00fcr alle genannten Konstellationen kann das Outsourcing des Verbandsmanagements eine gute Wahl sein.<\/p>\n\n\n <\/p>\n\n<\/div><\/div>\n\n\n\n Eine klare und allgemeing\u00fcltige Definition von Vereinsmanagement gibt es nicht. Allgemein umfasst \u201eManagement\u201c alle die Prozesse die notwendig sind, damit ein Verband oder Verein seinen satzungsgem\u00e4\u00dfen Zweck mit Erfolg verfolgen kann:<\/p>\n\n\n Verwaltung<\/strong><\/p>\n\n\n Communication, relations publiques<\/strong><\/p>\n\n\n Organisation von Betrieben<\/strong><\/p>\n\n\n Finanz- und Rechnungswesen<\/strong><\/p>\n\n\n Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung<\/strong><\/p>\n\n\n <\/p>\n\n\n\n In der Ausgestaltung eines Leistungspakets \u201eVereinsverwaltung\u201c bestehen verschiedene Spielr\u00e4ume. Nach unserer Erfahrung sind die Mitgliederverwaltung, die Finanzen und eine gute Erreichbarkeit der Organisation f\u00fcr Mitglieder und weitere Stakeholder zentraler Bestandteil des Anforderungsprofils.<\/p>\n\n\n\n Je nach Leistungsumfang und strategischer Ausrichtung des Vereins oder Verbands kommen weitere Leistungen hinzu. Teilweise bedienen sich Vereine und Verb\u00e4nde auch mehrerer Dienstleister f\u00fcr unterschiedliche Prozesse:<\/p>\n\n\n\n Das Outsourcing schafft in der Regel neue Freir\u00e4ume f\u00fcr das Ehrenamt und hebt Potenziale f\u00fcr eine positive Vereinsentwicklung. Die drei zentralen Gr\u00fcnde sind leicht nachvollziehbar.<\/p>\n\n\n\n Grund 1<\/strong><\/p>\n\n\n\n Vorst\u00e4nde werden zeitlich von Verwaltungsgesch\u00e4ften entlastet. Sie k\u00f6nnen ihre verf\u00fcgbare Energie f\u00fcr die inhaltliche Entwicklung ihres Verbands einsetzen. Stabile Verwaltungs- und Managementprozesse werden vom Dienstleister aufrechterhalten. Neu gew\u00e4hlte Vorst\u00e4nde k\u00f6nnen darauf zur\u00fcckgreifen. Die Zeit der Einarbeitung wird erheblich reduziert und R\u00e4der werden nicht immer wieder neu erfunden.<\/p>\n\n\n\n Grund 2<\/strong><\/p>\n\n\n\n Ideen f\u00fcr Neues haben es deutlich leichter, ihren Weg in die Umsetzung zu finden, da die organisatorischen Abl\u00e4ufe nun nicht mehr allein an den begrenzten zeitlichen Ressourcen des Vorstands h\u00e4ngen. Ganz nebenbei bewirkt dadurch das Outsourcing, dass die Arbeit im Vorstand deutlich an Attraktivit\u00e4t gewinnt.<\/p>\n\n\n\n Grund 3<\/strong><\/p>\n\n\n\n Der Verein profitiert von verl\u00e4sslicher Erreichbarkeit und breiter Ressourcenbasis. Ein professioneller Dienstleister kann f\u00fcr unterschiedliche Prozesse auf kompetente Mitarbeitende zur\u00fcckgreifen. Beispiele sind Mitgliederverwaltung, Veranstaltungsorganisation, Kommunikation, IT. Er kann zeitgem\u00e4\u00dfe Instrumente im Verein oder Verband einsetzen. Dies zahlt auf die positive Wahrnehmung des Vereins bei Mitgliedern und externen Partnern als handlungsf\u00e4hige Organisation ein.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n Finanzierung<\/strong><\/p>\n\n\n Professionelle Dienstleistungen kosten Geld und sind ihr Geld auch wert. In aller Regel f\u00fchrt das Outsourcing von Management- und Verwaltungsleistungen zun\u00e4chst zu einer Erh\u00f6hung der Kosten:<\/p>\n\n\n Wie umfangreich eine erwartbare Kostensteigerung ausf\u00e4llt, ist je nach Konstellation unterschiedlich. In den F\u00e4llen 3 und 4 h\u00e4ngt dies zum Beispiel stark von den bestehenden Gehaltsstrukturen und den durchzuf\u00fchrenden Arbeiten ab. Oft sind in kleinen Teams administrative Arbeiten teuer, weil sie von gut bezahlten Gesch\u00e4ftsf\u00fchrungen durchgef\u00fchrt werden. Die \u00dcbertragung auf Sachbearbeitende bei einem Dienstleister, f\u00fchrt in diesen F\u00e4llen nicht per se zu h\u00f6heren Kosten.<\/p>\n\n\n Ob das Angebot eines Dienstleisters \u201eteuer\u201c oder \u201eg\u00fcnstig\u201c ist, muss im Einzelfall beurteilt werden. Vergleiche zwischen Dienstleistern in einem Ausschreibungsverfahren ist oft aufgrund unterschiedlich strukturierter Angebote nicht leicht. M\u00f6glich ist aber immer ein Drittvergleich, z.B. mit Preisen \/ Angeboten von<\/p>\n\n\n Die Diskussion der Kosten ist vor allem wegen der zun\u00e4chst erwartbaren, finanziellen Verpflichtung wichtig. Sie sollte aber nicht den Blick auf die l\u00e4ngerfristige Entwicklungsperspektive verstellen:<\/p>\n\n\n In vielen unserer eigenen Mandate hat sich die finanzielle Gesamtsituation unserer Mandanten stabilisiert oder sogar verbessert, zum Beispiel durch langfristiges Wachstum der Mitgliedszahlen, Ertr\u00e4ge aus neuen Leistungen, Rationalisierungen in Arbeitsprozessen oder einer Kombination aus diesen Faktoren.<\/p>\n\n\n Eine finanzielle \u201eUntergrenze\u201c f\u00fcr das Outsourcing von Management- und Verwaltungsleistungen gibt es nach unserer Erfahrung nicht. Allerdings unterscheiden sich Servicelevel je nach finanziellem Volumen. Dies betrifft vor allem die kurzfristige Verf\u00fcgbarkeit von Mitarbeitenden f\u00fcr die Abwicklung von Arbeitsprozessen. Eine \u201eObergrenze\u201c gibt es ebenfalls nicht. Bei Verwaltungsbudgets in einem mittleren sechsstelligen Bereich wird es nach unsrer Erfahrung im Vergleich zum Outsourcing immer attraktiver, eigene Gesch\u00e4ftsstellen zu etablieren.<\/p>\n\n\n Ver\u00e4nderungsbereitschaft ist ein Muss<\/strong><\/p>\n\n\n Wenn bestehende Abl\u00e4ufe auf einen Dienstleister \u00fcbertragen werden und sich nicht ver\u00e4ndern, ist auch nichts gewonnen. Die \u00dcbergabe von Management- und Verwaltungsprozessen an einen Dienstleister muss daher immer zu Ver\u00e4nderungen f\u00fchren.<\/p>\n\n\n Diese Ver\u00e4nderungen k\u00f6nnen nach unserer Erfahrung in den ersten 12-24 Monaten der Zusammenarbeit zu Reibungen und Konflikten f\u00fchren. Diese entstehen vor allem dann, wenn mit der Ver\u00e4nderung auch die zum Teil langj\u00e4hrige engagierte Arbeit von Vorst\u00e4nden und weiteren Mitarbeitenden in Frage gestellt wird. Es ist meisten nicht m\u00f6glich, die m\u00f6glichen \u201eKonfliktherde\u201c vor dem Beginn der Zusammenarbeit zu benennen. Ein erfahrener Dienstleister wird in der Anbahnung einer Zusammenarbeit darauf hinweisen. Nach unserer Erfahrung spielen sich die ver\u00e4nderten Prozesse in aller Regel gut ein.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Spezialisierte Dienstleister<\/strong>: Es gibt Organisationen, die sich auf die Durchf\u00fchrung von Management- und Verwaltungsabl\u00e4ufen f\u00fcr Vereine und Verb\u00e4nde spezialisiert haben. Oft bieten diese Dienstleister auch Beratungsleistungen an. Der Mehrwert dieser Kombination besteht in den fachlichen Impulsen f\u00fcr die Vereins- und Verbandsentwicklung, die sich aus der Verbandsberatung ergeben.<\/p>\n\n\n Rechtsanw\u00e4lte und Treuhanddienste<\/strong> \u00fcbernehmen nach unserer Erfahrung eher die Rolle der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung in Vereinen und unterst\u00fctzen Vorst\u00e4nde bei der Abwicklung der formalen, teilweise auch der inhaltlichen Vereins- oder Verbandsgesch\u00e4fte. Eine Zusammenarbeit mit Rechtsanw\u00e4lten macht vor allem dann Sinn, wenn das Arbeitsfeld des Vereins eine \u00dcberschneidung mit dem Fachgebiet des Anwalts hat. Typische Beispiele sind Arbeitsrecht, Medienrecht, Medizinrecht, Urheberrecht. Die \u00dcbernahme von Verwaltungsaufgaben ist in diesen Konstellationen meist ein \u201eadd on\u201c und nicht das Kernprodukt.<\/p>\n\n\n Sekretariatsdienste<\/strong> \u00fcbernehmen im Schwerpunkt Sekretariats- und Assistenzaufgaben in der administrativen Zuarbeit. Diese Dienste sind eine gute Wahl, wenn Erreichbarkeit einer Gesch\u00e4ftsstelle im Vordergrund steht und die Verantwortung f\u00fcr das Management im Vorstand verbleiben soll. Eine enge Steuerung durch den Vereinsvorstand ist meist notwendig.<\/p>\n\n\n Veranstaltungsagenturen<\/strong> biete vielfach auch Dienstleistungen in der Vereins- und Verbandsverwaltung an. Viele der administrativen Prozesse um Mitgliederverwaltung, Beitragseinz\u00fcge und Kommunikation sind \u00e4hnlich zu Prozessen des Veranstaltungsmanagements. Viele Vereine und Verb\u00e4nde f\u00fchren zudem mehr oder weniger umfangreiche Veranstaltungen durch und greifen hierf\u00fcr auf Agenturen zur\u00fcck. F\u00fcr Veranstaltungsagenturen ist das Vereinsmanagement aber selten Kerngesch\u00e4ft. Weiterhin besteht das Risiko einer hohen Abh\u00e4ngigkeit von einem Dienstleister.<\/p>\n\n\n Gemeinschaftsgesch\u00e4ftsstellen<\/strong> sind eine Alternative zum Outsourcing, wenn es darum geht, den eigenen Verein oder Verband mit stabilen Management- und Verwaltungsprozessen auszustatten. Solche Konstrukte machen vor allem dann Sinn, wenn Mitgliederprofile und Aktivit\u00e4ten der beteiligten Verb\u00e4nde \u00e4hnlich sind. Herausforderungen sind m\u00f6gliche Konflikte um Mitglieder und\/oder um den Zugriff auf Personal bei Kapazit\u00e4tsengp\u00e4ssen. Der Umgang mit diesen Themen bleibt dann Aufgabe der Vorst\u00e4nde.<\/p>\n\n\n Zusammenfassung<\/strong><\/p>\n\n\n Vereinsmanagement als Dienstleistung ist in unterschiedlichen Situationen f\u00fcr Vereine und Verb\u00e4nde eine echte Option, bestehende Entwicklungsgrenzen zu verschieben. Als spezialisierte Beratungs- und Dienstleistungsorganisation f\u00fcr Vereine und Verb\u00e4nde betreuen wir selbst derzeit ca. 30 Organisation als Management-Dienstleister an unseren Standorten in K\u00f6ln und Bern. Nach unserer und der Erfahrung unserer Mandanten bietet Outsourcing des Verbandsmanagements einen echten Mehrwert. Sprechen Sie uns auf unsere Erfahrungen an!<\/p>\n\n\n <\/p>\n\n<\/div><\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Der Beitrag von Stephan Mellinghoff, erschienen im Verb\u00e4ndereport 02 \/ Mai 2023, gibt eine \u00dcbersicht \u00fcber m\u00f6gliche Vor- und Nachteile, Gestaltungsm\u00f6glichkeiten und Herausforderungen, die mit dem Outsourcing von Vereinsmanagement typischerweise verbunden sind.<\/p>","protected":false},"author":6,"featured_media":5397,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[155,39],"tags":[260,127,104,146,259],"beitragskategorie":[315,302,306,311],"class_list":["post-5392","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-bvmessage","category-blogbeitraege","tag-alternative","tag-bvmbloggt","tag-npo","tag-verbandsmanagement","tag-vereinsmanagement","beitragskategorie-fachartikel","beitragskategorie-haus-der-verbaende","beitragskategorie-organisationsentwicklung","beitragskategorie-strukturen"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5392","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/6"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5392"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5392\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":6329,"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5392\/revisions\/6329"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/5397"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5392"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5392"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5392"},{"taxonomy":"beitragskategorie","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.bvmberatung.net\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/beitragskategorie?post=5392"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}Outsourcing von Verbandsmanagement \u2013 worum geht es?<\/strong><\/h3>
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M\u00f6gliche Anbieter f\u00fcr das Outsourcing von Vereinsmanagement, Alternativen<\/strong><\/h3>