In vielen mitgliederbasierten Nonprofitorganisationen (NPO) wie Verb\u00e4nden und Genossenschaften installiert die General- bzw. Delegiertenversammlung Gesch\u00e4ftspr\u00fcfungskommissionen (GPK). Diese werden von den Mitgliedern beauftragt, Bericht \u00fcber die Einhaltung der normativen Grundlagendokumente und der Beschl\u00fcsse durch Vorstand, Kommissionen, Aussch\u00fcsse sowie durch die operativen Einheiten zu erstatten. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Vorgaben und Regelungen innerhalb der Organisation eingehalten werden und dient u.a. der Vertrauensbildung.<\/p>\n\n\n\n
Basierend auf dem Freiburger Management Modell f\u00fcr NPO und Erfahrungswerten aus \u00fcber 35 Jahren NPO-Management und -beratung empfehlen wir folgende Kriterien bei der Pr\u00fcfung<\/strong> zu ber\u00fccksichtigen.<\/p>\n\n\n\n Die GPK \u00fcberpr\u00fcft, ob die Entscheide und Massnahmen der beaufsichtigten Organe im Einklang stehen mit den \u00fcbergeordneten Reglementen und Vorgaben (Statuten, Gesch\u00e4ftsordnung, Reglemente und Weisungen sowie Beschl\u00fcsse der General- bzw. Delegiertenversammlung) und den f\u00fcr die Schweiz verbindlichen nationalen und internationalen Rechtsvorschriften. Im Kern geht es also nicht darum, Entscheide inhaltlich zu hinterfragen. Dabei erg\u00e4nzt die GPK die (externe) Revisionsstelle, die denselben Auftrag f\u00fcr die finanzielle Seite der NPO hat.<\/p>\n\n\n\n Vorstand und GPK sind beides von Mitgliedern gew\u00e4hlte \u00abAussch\u00fcsse\u00bb aus der Basis und deshalb beide gegen\u00fcber der Generalversammlung (GV) bzw. der Delegiertenversammlung (DV) rechenschaftspflichtig. Sie haben jedoch einen grunds\u00e4tzlich anderen Auftrag: Der Vorstand ist beauftragt, die NPO durch wirksame Strategien in die Zukunft zu f\u00fchren; Die GPK ist beauftragt zu \u00fcberpr\u00fcfen, ob sich der Vorstand und die umsetzenden Organe dabei an die \u00fcbergeordneten Reglemente h\u00e4lt. Die nachtr\u00e4gliche Pr\u00fcfung gew\u00e4hrleistet, dass die GPK nicht strategisch Einfluss nimmt und zu einem so genannten \u00abSchattenvorstand\u00bb wird. Ein Nachteil der nachtr\u00e4glichen Pr\u00fcfung ist sicherlich, dass \u00abFehler\u00bb im Sinne von Abweichungen von Statuten, Reglementen und Beschl\u00fcssen geschehen k\u00f6nnen. Dies bedingt eine Fehlerkultur, die ebensolche toleriert und die nachtr\u00e4gliche Pr\u00fcfung als konstruktiven Erkenntnisgewinn sowie als Lern- und Entwicklungschance wertet.<\/p>\n\n\n\n Eine professionelle Arbeit der GPK zeichnet sich durch Strukturiertheit aus. Dabei wird die ordentliche geplante Pr\u00fcfung<\/em> von der ereignisbezogenen Pr\u00fcfung<\/em> unterschieden. F\u00fcr Ersteres wird empfohlen, dass die GPK gegen Jahresende ein Jahresprogramm beschliesst und dieses den strategischen und operativen Gremien kommuniziert. Es enth\u00e4lt die Themen und Dossiers, mit denen sie sich im Laufe des betreffenden Jahres befassen will sowie die Pr\u00fcfungsformen, z.B. Dokumentenanalysen oder Befragungen. Im Laufe des Jahres k\u00f6nnen insbesondere aufgrund aktueller Geschehnisse zus\u00e4tzliche Dossiers hinzukommen (ereignisbezogene Pr\u00fcfung). Dies bedingt jedoch eine ausserordentliche Relevanz.<\/p>\n\n\n\n So wie alle Organe einer NPO ist auch die GPK angehalten, effizient und effektiv zu arbeiten. Wie umfassend die Pr\u00fcfung sein soll und wie viele Kosten daf\u00fcr aufgewendet werden, muss die GV bzw. DV ihrer GPK z.B. in einem Reglement oder im Budgetprozess vorgeben. Dabei ist jedoch nicht nur das Budget f\u00fcr externe Aufw\u00e4nde gemeint, sondern auch der Umfang der Arbeitsstunden, welche durch die Mitarbeitenden der NPO sowie durch Vorstands- und Kommissionsmitglieder geleistet werden sollen, um der GPK Red und Antwort zu stehen.<\/p>\n\n\n\n Die GPK hat keinen strategischen oder operativen Auftrag. Sie kann Entscheide des Vorstands, von Kommissionen und Aussch\u00fcssen und der operativen Einheiten aufgrund der Gewaltenteilung weder \u00e4ndern noch aufheben. Sie beschr\u00e4nkt sich deshalb darauf, Empfehlungen abzugeben. Diese lassen, wenn immer m\u00f6glich, dem Vorstand, den Kommissionen und der Gesch\u00e4ftsstelle einen Ermessensspielraum bei der Festlegung der f\u00fcr die Umsetzung dieser Empfehlungen sinnvollen Massnahmen.<\/p>\n\n\n\n Neben der Art und Weise der Pr\u00fcfung kommt der Rechenschaftslegung und der Berichterstattung seitens GPK<\/strong> eine hohe Bedeutung zu. Diese soll unabh\u00e4ngig sein und gleichwohl im Einklang mit der Kommunikationsstrategie der NPO stehen. Insbesondere im Konfliktfall bzw. wenn die GPK Abweichungen feststellt, ist eine sorgf\u00e4ltige Kommunikation ein Muss. Die NPO soll davon erfahren und sich weiterentwickeln, aber gleichzeitig muss eine unbeabsichtigte Aussenwirkung (z.B. ein Reputationsschaden) vermieden werden[1]<\/a>. Wir empfehlen nachfolgende Kriterien zu ber\u00fccksichtigen:<\/p>\n\n\n\n Damit die Befunde einer GPK von einer GV bzw. DV nachvollzogen werden k\u00f6nnen, ist es wichtig, dass das gew\u00e4hlte Vorgehen aufgezeigt wird. Zur Berichterstattung geh\u00f6rt deshalb zwingend die Darlegung des eigenen Vorgehens und der gew\u00e4hlten Methoden.<\/p>\n\n\n\n Die GPK erf\u00fcllt den Auftrag, die Rechtm\u00e4ssigkeit zu pr\u00fcfen. Nun zeigt sich dies h\u00e4ufig in defizitorientierter Form, d.h. es wird nach \u00abFehlern\u00bb gesucht. So wichtig und richtig dies ist; die Best\u00e4tigung der \u00abKorrektheit\u00bb darf dabei nicht vergessen gehen. Die GPK soll in ihrer Berichterstattung auch darlegen, was alles korrekt und gut l\u00e4uft und so das Vertrauen innerhalb der NPO st\u00e4rken.<\/p>\n\n\n\n Die GPK hat einerseits einen klar definierten \u00abPr\u00fcfauftrag\u00bb. Es ist zwingend, dass sie ihre Befunde dazu stets in ihrem Bericht darlegt. Gerade wenn \u00fcber mehrere Jahre hinweg keine Auff\u00e4lligkeiten und Abweichungen festzustellen sind, besteht jedoch manchmal die Tendenz, \u00abnach der Nadel im Heuhaufen zu suchen\u00bb. Deshalb ist es wichtig, dass die GPK bei der Berichterstattung an die GV bzw. der DV ihre Befunde klar einordnet: Wurden Statuten und Reglemente beispielsweise systematisch oder regelm\u00e4ssig missachtet oder liegt ein einmaliger Vorfall vor? Wie relevant ist ein Vorfall beispielsweise einer Kommission im Vergleich zur Funktionsweise der gesamten Organisation?<\/p>\n\n\n\n Die Berichterstattung der GPK dient der Rechenschaftslegung zu Handen der GV bzw. der DV. Doch schnell kann ein Bericht eine ungew\u00fcnschte Aussenwirkung entfalten, denn sobald Beanstandungen vorliegen und diese \u00f6ffentlich gemacht werden, ist die Reputation der NPO m\u00f6glicherweise gef\u00e4hrdet. Oftmals liegt dies nicht in der Absicht einer GPK, denn eine \u00f6ffentliche B\u00fchne hemmt m\u00f6glicherweise sogar das organisationale Lernen und Entwickeln. Deshalb empfiehlt es sich, die Berichterstattung stufengerecht vorzunehmen. \u00c4hnlich wie es Revisionsgesellschaften pflegen, bew\u00e4hrt sich in einer ersten Stufe <\/em>den direkt betroffenen Gremien \u2013 namentlich dem Vorstand \u2013 zu berichten. Ein erl\u00e4uterndes Gespr\u00e4ch, dessen wichtigste Punkte protokolliert werden, ist zu empfehlen. In einer zweiten Stufe<\/em> wird der Bericht an die GV bzw. die DV gelegt. Dieser Bericht gilt es auf m\u00f6gliche \u00abunerw\u00fcnschte Nebenwirkungen\u00bb zu redigieren.<\/p>\n\n\n\n Gesch\u00e4ftspr\u00fcfungskommissionen sind f\u00fcr manche NPO wichtige Instanzen, die zum Vertrauen und der stetigen Verbesserung beitragen. Je besser und konstruktiver das Zusammenspiel zwischen ihnen und den Vorst\u00e4nden ist, desto deutlicher ergibt sich ein Mehrwert f\u00fcr die Mitglieder.<\/p>\n\n\n\n
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