Un bon système de gestion de la qualité et des processus, avec des degrés de liberté suffisants pour les collaborateur·trice·s, répond mieux aux besoins des principales parties prenantes, peut réduire la complexité des processus, stimuler l’innovation et réduire les coûts et le risque d’erreur.
Il est alors possible d’obtenir une vue d’ensemble structurée de ses propres activités, de mieux reconnaître les interfaces et leurs exigences, de tirer profit des connaissances implicites et d’être capable d’optimiser les processus au-delà des limites de départements et domaines.
Potentielles questions de départ
- Forte signification de la maîtrise des processus ?
- Amélioration continue de vos processus clés ?
- Compatibilité de vos processus avec votre organisation structurelle ?
- Efficacité et efficience du travail de vos collaborateur·trice·s et volonté d’une amélioration constante de la qualité des prestations ?
Que trouverez-vous chez nous ?
Identification des processus et analyse
Tout commence par l’analyse et l’esquisse des processus existants. A partir de là, les différents processus et groupes de processus sont analysés et les potentiels d’amélioration identifiés. C’est aussi le moment de se demander par exemple quand et comment un processus est enclenché et comment se fait alors la communication au sein du processus.
Esquisse des processus théoriques
Dans ce contexte, les processus sont optimisés dans leur déroulement. En général, il est possible de le faire au moyen d’un logiciel qui deviendra ensuite un outil de travail pour les collaborateur·trice·s.
Implémentation et formation
Une fois les nouveaux processus approuvés, il est nécessaire de contrôler leur mise en œuvre au quotidien et, si nécessaire, de former les collaborateur·trice·s ou de développer de nouvelles compétences.
Qu’est-ce qu’il faut prendre en compte ?
Il est primordial que la direction soutienne le projet, qu’elle débloque les ressources nécessaires et qu’elle soutienne également la réalisation des potentiels d’amélioration identifiés.
Il faut aussi absolument éviter de développer un système de processus qui correspond, certes, à un scénario optimal mais se révèle complètement inapplicable dans la réalité. Le système doit être configuré à l’aide d’un logiciel adapté, que les collaborateur·trice·s auront plaisir à utiliser au quotidien, car ils·elles y verront une plus-value pour leur travail. Ceci implique le fait qu’ils·elles soient intégré·e·s dans le processus de développement.
Enfin, il convient de prévoir l’entretien et l’optimisation continue du système de gestion des processus, dans le cadre de la responsabilité normale de conduite.
Votre investissement
La taille de l’organisation (collaborateur·trice·s·salarié·e·s et bénévoles, nombre de sites, nombre de champs d’action, etc.) influence grandement le choix du système de gestion des processus. Les projets qui y sont liés peuvent durer de 6 à 18 mois.
Les entretiens pour la clarification du mandat et la pose du devis sont confidentiels, non contraignants et gratuits.
