Ein gutes Qualitäts- und Prozessmanagement-System, das mit genügend Freiheitsgraden für die Mitarbeitenden ausgestattet ist, stellt die Bedürfnisse der primären Anspruchsgruppen besser zufrieden, kann die Komplexität der Abläufe reduzieren, die Innovation anregen sowie Kosten und Fehler reduzieren.
Dieser Nutzen wird dadurch erreicht, dass man einen strukturierten Überblick über die eigenen Tätigkeiten erhält, die Schnittstellen und deren Erfordernisse besser erkennt, implizites Wissen nutzbar macht und über Bereichsgrenzen hinweg Abläufe optimieren kann.
Mögliche Ausgangsfragen
- Die hohe Bedeutung der Prozessbeherrschung?
- Die laufende Verbesserung Ihrer Kernprozesse?
- Die Kompatibilität Ihrer Prozesse mit Ihrer Aufbauorganisation?
- Die Effektivität und Effizienz der Arbeit Ihrer Mitarbeitenden und eine Bereitschaft zur ständigen Verbesserung der Leistungsqualität?
Was finden Sie bei uns?
Prozessidentifikation und Analyse
Zu Beginn steht die Analyse und Skizzierung der bestehenden Prozesslandschaft. Auf dieser Basis werden dann einzelne Prozesse und Prozessgruppen untersucht und Verbesserungspotenziale identifiziert. Dazu gehört beispielsweise auch die Frage, wann und wie ein Prozess überhaupt ausgelöst wird und wie die Kommunikation innerhalb des Prozesses erfolgt.
Skizzierung der Sollprozesse
Vor diesem Hintergrund werden die Prozesse in ihren Abläufen optimiert. Dies erfolgt in aller Regel mit Hilfe einer Software, welche in der Zukunft ein Arbeitsinstrument für die Mitarbeitenden wird.
Implementierung und Schulung
Nachdem neu gestaltete Prozesse freigegeben sind, ist es notwendig, deren Umsetzung im Alltag auch einzufordern und nötigenfalls bei Mitarbeitenden Schulungen durchzuführen oder neue Kompetenzen zu entwickeln.
Was ist zu beachten
Es ist wichtig, dass die oberste Leitung hinter dem Projekt steht, die notwendigen Ressourcen hierfür spricht und auch hinter der Realisierung der identifizieren Verbesserungspotenziale steht.
Weiter ist es unbedingt zu vermeiden, ein Prozesssystem zu entwickeln, dass zwar ein optimales Szenario beschreibt, in der Realität aber nicht umsetzbar ist. Das System ist mit der Hilfe entsprechender Software so auszugestalten, dass die Mitarbeitenden es im Alltag gerne nutzen, weil sie ihren Mehrwert darin erkennen. Dies setzt auch voraus, dass sie bei der Entwicklung mitbeteiligt sind.
Schlussendlich ist in der normalen Führungsverantwortung auch der Unterhalt und die laufende Optimierung des Prozessmanagement-Systems vorzusehen.
Ihre Investition
Die Grösse der Organisation (Haupt- und Ehrenamtliche, geografische Standorte, Anzahl Aufgabenfelder etc.) beeinflussen die Ausgestaltung eines Prozessmanagement-Systems wesentlich. Die damit verbundenen Projekte können von 6 bis zu 18 Monaten dauern.
Gespräche zur Auftragsklärung und Offertlegung sind bei uns vertraulich, unverbindlich und kostenlos.
